Accountants- en administratiekantoor: let op onderzoeksplicht Wwft!

Voor Accountancy Vanmorgen schreef ik onderstaand artikel.


Accountants- en administratiekantoor: let op onderzoeksplicht Wwft!

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, oftewel Wwft, is een one-size-fits-all wet die niet alleen geldt voor banken, maar ook voor accountants- en administratiekantoren. De wet verplicht Wwft-plichtigen tot ‘een voortdurende controle op de zakelijke relatie en op de tijdens deze relatie verrichte transacties’ zonder duidelijk te maken wat dat inhoudt. Hier wreekt zich dat de Wwft van oorsprong is geschreven voor banken en er nadien allerlei verschillende soorten andere ondernemingen onder de wet zijn gebracht. Aangezien alle financiële transacties via de bank verlopen, heeft de bank daar zicht op en kan ze analyseren.

Bij een administratiekantoor of een accountantskantoor dat samenstelt, is dat anders. Zo komt het voor dat dat de klant van het kantoor zijn administratieve gegevens maar enkele keren per jaar (of zelfs één keer per jaar) aanlevert. In de tussenliggende perioden valt er dan niets te ‘monitoren’.

Recent heeft de rechtbank Rotterdam een uitspraak gewezen waarin tot op zekere hoogte duidelijk wordt hoe een administratiekantoor haar Wwft-verplichtingen moet naleven. Dit administratiekantoor had een klant, in de uitspraak als ‘bedrijf’ aangeduid, die zelf ook de Wwft moest naleven. De rechter acht relevant dat het administratiekantoor navraagt of de klant zelf de Wwft naleeft, zo volgt uit:

Van enige controleactiviteiten van [eiseres] op dit punt, zoals bijvoorbeeld het navragen of [bedrijf] aan haar eigen meldplicht voldeed, is niet gebleken.

Dus deze navraag kan op de checklistjes worden gezet.

Transactieanalyse

Een onbeantwoorde vraag is wat de ‘controle’ op grond van de Wwft dient in te houden. Wordt van de administrateur verwacht dat er permanent op hoog niveau transactieanalyse plaats vindt? Uit de uitspraak valt af te leiden dat dit niet het geval is. Allereerst mag rekening worden gehouden met de frequentie van de werkzaamheden en de aard en inhoud van de aangeleverde gegevens. Het administratiekantoor verrichtte tweewekelijks administratieve werkzaamheden en kon daarbij geen contante transacties zien. Transactiecontrole hoefde bij die werkzaamheden niet plaats te vinden.

De rechtbank is van oordeel dat het in dat geval voor de hand had gelegen dat het administratiekantoor in ieder geval bij het samenstellen van de jaarrekening de verrichte transacties had gecontroleerd (‘haar controletaken op grond van de Wwft had uitgevoerd’). Voorts is de rechter van mening dat belangrijk is te letten op contante betalingen boven de melddrempel van de Wwft:

Uit een document ‘tussenrekening kas mutaties 2009’ is immers direct duidelijk dat er cliënten waren die voor meer dan €15.000,- contant betaalden. Daarnaast was bij werkzaamheden voor de BTW-aangifte een factuur gebruikt, waarin contante bedragen stonden vermeld van in totaal ruim meer dan €15.000,-.

Nu het administratiekantoor aanwijzingen had dat de klant zelf de Wwft niet naleefde en er vele contante transacties plaats vonden, had onderzoek naar de door de cliënt verrichte contante transacties moeten plaats vinden. De rechter oordeelde dat gevolg van deze nalatigheid is dat het administratiekantoor geen “voortdurende controle op de zakelijke relatie” in de zin van de Wwft heeft uitgeoefend en dat het administratiekantoor daardoor niet wist of de transacties van de klant overeenkwamen met de kennis die het administratiekantoor had over deze klant.

De rechter komt tot de conclusie dat niet aan de cliëntenonderzoeksverplichting is voldaan.

BFT te kort door de bocht

Wwft-toezichthouder Bureau Financieel Toezicht (BFT) gaat te kort door de bocht door het administratiekantoor te verwijten dat ongebruikelijke transacties hadden moeten worden gemeld. Dat BFT achteraf ongebruikelijke transacties heeft ontdekt in de bij het administratiekantoor aangetroffen administraties van klanten betekent nog niet dat het administratiekantoor zelf van de ongebruikelijke transacties op de hoogte kon zijn. Bovendien hield BFT er ten onrechte geen rekening mee dat de werkzaamheden inzake bepaalde boekjaren pas veel later werden verricht. Het persbericht over de verdenkingen leidt er evenmin toe dat het administratiekantoor (hierna: ‘eiseres’) kennis droeg van ongebruikelijke transacties door de klant:

Ook het persbericht van oktober 2013, waardoor [eiseres] op de hoogte raakte van de verdenking van het Openbaar Ministerie jegens [bedrijf] over de jaren 2009 en 2010, leidt er op zichzelf niet toe dat [eiseres] daardoor wel kennis droeg van concrete ongebruikelijke transacties in de jaren 2011-2013 bij [bedrijf]. In dit persbericht worden immers geen concrete transacties genoemd.

Geen hoog risico?

Wat cryptisch is de passage in paragraaf 4.3 van de uitspraak, inhoudend dat het administratiekantoor ‘haar haar aanname dat [bedrijf] een cliënt was waarbij geen (hoog) risico bestond op overtredingen van de Wwft in 2011, 2012 en 2013 ten onrechte niet {heeft} gecontroleerd’. Kun je ‘een aanname’ controleren? Waarschijnlijk wordt bedoeld dat de beoordeling dat een klant een laag risico is, nog niet betekent dat de transacties niet gemonitord moeten worden. Daarna volgt in de uitspraak de passage:

Bovendien vloeide uit de aard van het bedrijf van [bedrijf] voort dat er een risico bestond op witwassen. [bedrijf] was immers een cliënt waarvoor gold dat een groot deel van haar omzet contant werd betaald en die op grond van de Wwft een eigen meldplicht had voor contante betalingen boven € 15.000,-. Ook als de verhouding tussen contante betalingen en bankbetalingen niet ongebruikelijk zou zijn in de branche waarin [bedrijf] actief is, zoals [eiseres] heeft aangevoerd, had [eiseres] dienen na te gaan of deze contante betalingen niet zouden moeten leiden tot aanscherping van het risicoprofiel.

Het staat er niet, maar je zou hier uit kunnen afleiden dat de rubricering ‘geen (hoog) risico’ onjuist is.

Tips voor administratiekantoren

Uit deze uitspraak kan ten aanzien van de Wwft-verplichtingen van een administratiekantoor het volgende worden afgeleid:

  • Het is aan te bevelen om bij klanten die zelf Wwft-verplichtingen hebben na te vragen of zij de wet naleven en de bevindingen schriftelijk vast te leggen.
  • Als bij de klant contante transacties plaatsvinden, dient dat voor het administratiekantoor aanleiding te zijn om na te gaan of de omvang daarvan gebruikelijk is voor de bedrijfstak.
  • Als contante transacties bij een Wwft-plichtige klant boven de melddrempel van de Wwft uitkomen (nu €15.000,-, maar dit zal binnenkort lager zijn) leeft die klant mogelijk de Wwft niet na en is nader onderzoek door het administratiekantoor gewenst.
  • Het administratiekantoor voert het transactieonderzoek bij de klanten uit op het moment dat het feitelijk daartoe in staat is. In het geval van het administratiekantoor van de door de rechter behandelde zaak was dat tijdens het samenstellen van de jaarstukken (aangezien contante transacties tijdens de tweewekelijkse werkzaamheden niet konden worden waargenomen).
  • Voor het melden van ongebruikelijke transacties is van belang dat dat het administratiekantoor bekend is met de ongebruikelijke transactie(s). Niet voldoende is dat het administratiekantoor (achteraf) bekend raakt met verdenkingen tegen de klant. (Het is uiteraard wel aanleiding om anders om te gaan met de werkzaamheden ná bekend worden van de verdenkingen.)

Overigens lijkt me dat er voor de sector van de administratiekantoren alle aanleiding is om een indringende discussie met het Bureau Financieel Toezicht aan te gaan over de wijze waarop aan het cliëntenonderzoek moet worden vorm gegeven, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de werkzaamheden, en waarbij op een correcte manier onderscheid wordt gemaakt tussen [a] de boekhoudkundige werkzaamheden van het administratiekantoor en [b] de onderzoeksverplichtingen op grond van de Wwft (die zelf ook een ‘administratief’ karakter hebben.

Mr. Ellen Timmer is advocaat ondernemingsrecht en verbonden aan Pellicaan Advocaten. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Advertenties

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: https://ellentimmer.wordpress.com/ || modernisering ondernemingsrecht: http://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Dienstverlening - juridisch financieel [advocaten, accountants, belastingadviseurs e.d.], Financieel recht, onder meer Wft, Wtt, Fraude, witwasbestrijding, Wwft en getagged met , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s