Automatisering en kwaliteitssystemen bij juridische beroepsbeoefenaren (naar aanleiding van het WODC-rapport inzake de beroepsuitoefening door notarissen)

Hoewel notarissen andere activiteiten hebben dan advocaten, zijn zij als juridische beroepsbeoefenaren wel enigszins met onze beroepsgroep vergelijkbaar. Een groot verschil met de advocatuur is natuurlijk het standplaatsensysteem en het verbod op specialisatie (ik zeg het even kort door de bocht).

Onlangs is er door WODC een rapport uitgebracht over het notariaat, onder de titel “Kwaliteit in zware tijdmarktwerking, vraaguitval en notariële dienstverlening”. Voor het hele rapport had ik nog geen tijd, maar wel voor de samenvatting. Die vond ik al buitengemeen interessant. Onder meer wordt vermeld dat de gemiddelde winst per notaris, in 2007 nog circa 210.000 tot 230.000 euro per notaris per jaar, in 2010 is gezakt naar 55.000 euro per notaris per jaar (pagina 4/5). Dat is wel een heel dramatische daling! Ook interessant om te lezen was dat notarissen de meeste klachten krijgen over hun werkzaamheden in de familiepraktijk.

Automatisering en kwaliteitssystemen

In de samenvatting lees ik het navolgende over automatisering en kwaliteitssystemen:

  • De automatisering blijkt lang niet altijd uptodate. Ook laat de kwaliteit van digitale dossiers soms te wensen over.
  • De mate waarin interne kwaliteitsbewaking plaatsvindt, verschilt tussen kantoren. Er zijn kantoren die gebruikmaken van kwaliteitshandboeken en protocollen. Vooral bij grote kantoren en kantoren die deel uitmaken van een netwerk zijn deze zaken vaak goed geregeld. Over het algemeen wordt er zeer weinig gebruikgemaakt van handboeken.
  • Intervisie vindt bij grote kantoren plaats via formele overlegstructuren terwijl bij kleine kantoren meestal sprake is van informeel overleg. Verder zijn er zowel kleine regionale samenwerkingsverbanden als landelijke netwerken van samenwerkende notariskantoren.

Inzake de dienstverleningsvarianten wordt opgemerkt:

Door de marktwerking is er meer variatie in dienstverlening ontstaan. Er zijn goedkope standaardproducten met een sobere service (bijvoorbeeld beperkte openingstijden, eenvoudige huisvesting, beperkte mogelijkheden om afspraken te maken) en duurdere producten met meer service.

Kleine kantoren

Wat ik in de samenvatting niet terugzie (maar misschien wordt daar in het volledige rapport aandacht aan besteed) is dat het grootste deel van de notariskantoren zeer klein is (met één of twee notarissen en enkele medewerkers die de notarissen ondersteunen). Kleine kantoren kunnen natuurlijk niet zo makkelijk organisatieconcepten invoeren, die zijn ontwikkeld in grote ondernemingen. De kleine omvang van de kantoren heeft ook gevolgen voor de mogelijkheden om aan goede automatisering te komen en om kwaliteitsbewakingssystemen (met intervisie en kantoorhandboeken) te ontwikkelen. Die automatisering zal een klein kantoor extern moeten kopen. Het is dan de vraag of er wel een geschikt ICT-aanbod is (want het gaat dan natuurlijk niet om de standaard tekstverwerkingsmogelijkheden maar om veel meer). Ook het ontwikkelen van goede kwaliteitssystemen is geen sinecure. Nu snap ik ook wel dat de dienstverleners bij de notariskantoren in de rij staan om hun diensten aan te bieden. Daar zit wel een prijskaartje aan als alles vanaf de grond moet worden opgebouwd. De verhalen over intervisie en kantoorhandboeken dringen op dit moment ook door in de advocatuur (zie mijn artikel over het kantoorhandboek).

De nieuwe mode

De rapporteurs illustreren in ieder geval goed de denkwijze van de adviseurs van de overheid (en dus waarschijnlijk ook van de overheid) over de organisatie van het notarissenberoep. Het zou me niets verbazen als een onderzoek naar het advocatenberoep met betrekking tot automatisering en kwaliteitssystemen een zelfde beeld zou opleveren.

Ik vind het prima dat er wordt gekeken naar verbetering van het gebruik van ICT en naar invoeren van kwaliteitssystemen voor de juridische beroepen. Maar dan moet er wel een kwalitatief hoog aanbod zijn aan ICT en kwaliteitssystemen dat betaalbaar is voor de vele kleine juridische beroepsbeoefenaren. (Of is de geheime agenda dat de kleine advocatenkantoren en notariskantoren moeten verdwijnen?) Verder zal de vraag moeten worden gesteld of het prijskaartje van de notaris en de advocaat niet te hoog wordt voor particulieren en kleine en middelgrote bedrijven, als er over de hele linie zeer hoge eisen aan de beroepsuitoefening worden gesteld.

Aanvulling 9 november 2011:
In het FD staat een artikel getiteld “Kritiek op ‘gildesysteem’ bij toelating notarissen”. De problematiek die in het eerder genoemde WODC-rapport aan de orde is gesteld, is zeker vergeten…

Aanvulling 14 november 2012:
Dit onderwerp blijft actueel, zo blijkt uit berichten als “NMa verwacht meer wedijver notaris” (ND, 13 november 2012) en “Tarieven notarissen mogelijk omlaag door versoepeling regels” (NOS, 13 november 2012). De berichten illustreren dat de pers kort van memorie is, want al in 2009 verscheen in het NRC hierover een goed artikel van Chavannes, “De notaris als kaskraker, wie wordt er beter van?”.
Het standpunt van de NMa blijft me echter verbazen, zij zouden toch kennis moeten nemen van het WODC-rapport “Kwaliteit in zware tijdmarktwerking, vraaguitval en notariële dienstverlening” van 2011. Van de verhalen dat de werkzaamheden van de notaris goedkoper kunnen worden, geloof ik dan ook helemaal niets.

Zie ook mijn afzonderlijke bericht van 14 november 2012.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: https://ellentimmer.wordpress.com/ ||| modernisering ondernemingsrecht: http://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Dienstverlening - juridisch financieel [advocaten, accountants, belastingadviseurs e.d.], Kantoororganisatie en getagged met , , , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s