Correspondentie besloten vennootschap mag niet door afgetreden directeur onder zich worden gehouden

Onlangs is een uitspraak gewezen over een trustkantoor dat weigerde correspondentie aan de voorheen door haar bestuurde vennootschap af te geven. Deze uitspraak is niet alleen voor trustkantoren interessant. Deze uitspraak (Voorzieningenrechter Rechtbank Rotterdam van 17 juni 2011) bevat ook belangrijke informatie voor gewone statutair bestuurders en statutair directeuren van rechtspersonen.

Hierna geef ik weer wat de Voorzieningenrechter (kort geding rechter) er over zegt. Kort samengevat komt het er op neer dat de correspondentie die de directeur namens de vennootschap is gevoerd aan de vennootschap toekomt, ook als de directeur inmiddels is afgetreden.

De kort geding rechter overweegt in deze zaak dat de kernvraag in dit kort geding is of de vennootschap recht heeft op (primair) afgifte (van het origineel) dan wel (subsidiair) afschrift – dat wil zeggen afgifte van de kopie – van het dossier, de ‘Blue File’, op grond van (primair) artikel 5:2 BW dan wel (subsidiair) artikel 843a Rv.

Artikel 5:2 BW bepaalt dat een eigenaar van een zaak bevoegd is om haar van een ieder die haar zonder recht houdt op te eisen.  In het kader van het verweer van de voormalig directeur, inhoudende dat de vennootschap op de in de ‘Blue File’ bevindende correspondentie in zijn algemeenheid geen eigendomsrecht geldend kan maken, overweegt de voorzieningenrechter dat naar huidige rechtsopvattingen ook digitale gegevens vatbaar zijn voor eigendom en dat ook in zoverre (al betreft het geen zaken, zodat revindicatie in eigenlijke zin niet aan de orde is) de eigenaar het recht toekomt teruggave te vorderen van degene die de hem toebehorende gegevens onder zich heeft. Zelfs als daarvan niet wordt uitgegaan kan/kunnen in dit geval echter (elk van) de stukken die tot de correspondentie opgenomen in de ‘Blue File’ behoort/behoren worden aangemerkt als voor menselijke beheersing vatbare stoffelijke voorwerpen die vatbaar zijn voor bezit en dus voor eigendom en revindicatie.

Tussen partijen stond vast dat de directeur alleen en zelfstandig bevoegd was de vennootschap te vertegenwoordigen en golden geen bijzondere statutaire bepalingen (beperkingen) ten aanzien van de bestuursbevoegdheid en -uitoefening. Voorshands mag er volgens de rechter dan in beginsel ook vanuit gegaan worden dat de correspondentie die de directeur tijdens haar directieschap van de vennootschap heeft gevoerd in algemene zin het bestuur en beleid van deze vennootschap betrof en dus eigendom van de vennootschap is. Als uitgangspunt moet immers gelden dat een vennootschap eigenaar is van haar eigen boeken, administratie en aanpalende stukken, waartoe in elk geval behoort alle correspondentie die door haar bestuurder met betrekking tot haar is gevoerd en niet alleen die correspondentie waaruit rechten en verplichtingen van de vennootschap voortvloeien of afgeleid kunnen worden (als bedoeld in artikel 2:10 BW). Een vennootschap, ook een eenvoudige holding als deze vennootschap (kennelijk zonder eigen personeel), is een zelfstandige entiteit met eigen belangen en rechten. De bestuurder van een dergelijke vennootschap wordt in het algemeen geacht die belangen en rechten te behartigen respectievelijk te respecteren. Omdat de directeur volwaardig bestuurder was, met alle verplichtingen die daaruit voortvloeiden, moet zij geacht worden als behoorlijk bestuurder te zijn opgetreden en zich dus niet te hebben ingelaten met correspondentie die (wegens strijdige belangen) een bestuurder niet had mogen voeren. De door de directeur gevoerde correspondentie in het op naam van de vennootschap bijgehouden dossier wordt daarom vermoed correspondentie te zijn die de directeur gevoerd heeft als bestuurder. Voor zover het de blijkens de managementovereenkomst andere aan de directeur opgedragen taken betreft die niet tegelijkertijd het bestuur/beleid van de vennootschap aangaan dan wel buiten de managementovereenkomst gelegen niet-bestuurlijke/beleidsmatige kwesties waarover door de directeur kennelijk was gecorrespondeerd, dient de directeur dat aan te tonen, althans aannemelijk te maken.

Vervolgens wordt de vordering van de vennootschap om andere redenen slechts gedeeltelijk toegewezen.

Aanvulling 17 december 2013
Zie over dit onderwerp ook de uitspraak van Rechtbank Amsterdam 30 oktober 2013. Inhoudsindicatie op rechtspraak.nl: Incident 843a Rv; Een rechtspersoon dient te kunnen beschikken over de door haar bestuurders of commissarissen in de uitoefening van hun functie met betrekking tot de onderneming van de rechtspersoon gevoerde correspondentie. E-mails voldoende concreet omschreven om te worden aangemerkt als bepaald in de zin van 843a Rv. Vordering toegewezen.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: https://ellentimmer.wordpress.com/ ||| modernisering ondernemingsrecht: http://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Bestuur en toezicht bij rechtspersonen, Rechtspersonenrecht, Trustkantoren en getagged met , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s